Story Points, medindo o esforço do seu time

Com certeza você utiliza algum método para avaliar o desempenho da sua equipe no campo, não é? É impossível evoluir sem que isso seja feito.

Mas o seu processo é o melhor? Ele realmente consegue medir com exatidão o trabalho do time levando em conta informações específicas ou características particulares de quem está realizando a tarefa e do ponto de venda em si?

O conceito de story points surgiu para resolver essa questão e ajudar a gestão a estimar com mais precisão o que é necessário para que uma ação se concretize.

Não se trata de “mais uma” expressão em inglês da moda. Os story points já existem há um bom tempo e quem os utiliza no dia a dia consegue entender melhor como os processos acontecem e com isso pode otimizá-los trazendo mais produtividade para a equipe e resultado para a empresa.    

Acompanhe para entender – de forma prática e sem entrar em discussões teóricas – do que se trata e como você pode utilizar a técnica no seu dia a dia.  

O que são os story points?         

Também chamados de pontos de estórias – tradução literal do nome – os story points são uma forma de medir o esforço necessário para que um usuário (um colaborador, por exemplo) faça uma ação, ou, conclua sua estória (como podemos chamar todo o processo de realização da tarefa).

A ideia, associada à metodologia ágil de gerenciamento de projetos Scrum, é ir além da medição de tempo, oferecendo uma visão mais clara do que é realmente preciso para que algo aconteça.

E por que apenas medir o tempo não resolve? Simples, porque cada local de trabalho tem suas peculiaridades e – principalmente – porque cada colaborador tem um nível de habilidade diferente. O que um pode fazer em 40 minutos, outro, menos experiente, pode demorar uma hora.

Vamos usar a corridas de Fórmula 1 – que é um esporte que eu acompanho e que os brasileiros conhecem – como exemplo. Os circuitos possuem uma distância igual para todos, certo? O que faz a diferença entre quem vence e quem fica para trás são os carros e a habilidade dos pilotos, concorda?

Agora mesmo dentro de uma equipe com dois carros iguais um dos pilotos sempre se destaca, corre sempre na frente e vence corridas. Por que? Normalmente porque tem mais experiência e/ou habilidade.

Geralmente os mais talentosos são os que ficam na frente, mesmo que nem sempre tenham os melhores carros, porque são eles que sabem como extrair mais potência de máquinas mais fracas, negociar melhor ultrapassagens ou ainda tomar melhores decisões durante a corrida.

Assim, embora o cenário seja parecido para todos, cada um dos 20 pilotos da categoria vai ter sua própria estória, vai fazer uma volta no seu tempo e vai conduzir o seu carro até o final da corrida de um modo particular.

As estórias do Trade         

Vamos transpor o exemplo da Fórmula 1 para o Trade: o campo é o mesmo para todos os colaboradores e cada pdv tem características próprias (assim como cada circuito também tem), mas cada colaborador tem sua experiência e habilidade (assim como cada piloto).

Imagine que um promotor novo deva montar uma gôndola e você, gestor, com base em experiências de promotores anteriores diga que ele tem 2 horas para realizar a tarefa e, com base nisso, monte um cronograma de ações para o dia inteiro desse profissional.

Mas como ele é novo e não tem experiência, demora 3 horas para fazer o serviço e com isso atrasa a realização das demais tarefas, chegando ao final do dia sem concluir algumas. Isso é mais comum no dia a dia do que parece.

Sem querermos aqui falar sobre “culpa” e responsabilidades, vamos direto ao ponto: como evitar que isso aconteça? Aí que entram os story points.

A estória do promotor experiente é uma, a estória do novato é outra. A maneira de mensurar e poder efetivamente comparar os dois trabalhos é pontuar características do processo e assim criar parâmetros.

Imagine graduar os pdvs de 0 a 5 com base na sua área; as gôndolas, idem, de acordo com o seu tamanho; os produtos também, de acordo com o volume; e, finalmente, o promotor, de acordo com a sua habilidade. Desse modo você teria referenciais para formar uma pontuação final e estimar quanto tempo cada tarefa levaria e também quanto seria gasto no total.

Por exemplo, a tarefa Alfa leva 8 pontos, o que equivale a 2 horas. A tarefa beta leva 10 pontos, o equivale a 2h30, e assim por diante.

Alguns usam a Escala Fibonacci (sequência numérica proposta pelo matemático italiano Leonardo de Pisa na qual os números seguintes são sempre a soma dos dois anteriores: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89…) por se tratar de uma ordem não-linear, como referência. As story points são unidades de medida abstratas. Você pode criar seus parâmetros e testá-los.

Como fazer isso, a melhor maneira é coletar dados com os próprios realizadores das ações, no caso os promotores. Uma ferramenta utilizada para isso é o scrum poker, na qual a equipe reunida avalia questões dando pontos a elas através de cartas numeradas (daí a referência ao jogo no nome). É uma forma de discutir em grupo e chegar a um consenso sobre quanto cada fase do trabalho consume de tempo/esforço.

Mas a análise de dados históricos coletado também pode ajudar se existir.

Como os story points mudam a gestão e o resultado         

Entender que não é possível simplesmente comparar o usuário A com o usuário B já uma evolução da gestão. Parece óbvio, mas ainda se encontram no mercado metas estabelecidas com base em históricos irreais, achismos e necessidade de venda.

Voltando rapidamente para a Fórmula 1, é como exigir que qualquer piloto faça os mesmos tempos de Lewis Hamilton só porque ele um dia conseguiu. Mesmo com o mesmo carro do campeão, a maioria dos pilotos não conseguiriam o mesmo resultado.

Assim, estabelecer pontos significa chegar a uma média possível que possa ser esperada para a realização do trabalho independentemente de quem o execute. Para o pdv X, montar uma gôndola Y de produtos Z leva, em média, 1h30, por exemplo. O promotor foi lá e concluiu perfeitamente em 1h25, ótimo, está dentro. Ou não, fez em 1h50, sinal de que pode ter tido algum problema e requer observação.

Enfim, o processo gera dados que podem ser usados para melhorar o desempenho do time, avaliar melhor os colaboradores e também fazer escolhas mais assertivas que podem alavancar a produtividade através da criação de uma grade de trabalho desses profissionais. 

O que você achou dessa ferramenta? Faz sentido para você. Deixe seu comentário no final do texto e vamos continuar falando sobre isso.     

Conheça a Trade Marketing Force   

A Trade Marketing Force é a mais completa plataforma de gestão de Trade Marketing do mercado nacional. É também o mais eficiente aplicativo de gestão de campo.

A TMF busca diminuir a distância entre toda a cadeia de suprimentos e a indústria, dinamiza processos, organiza resultados e facilita a apuração de dados. Assim, traz agilidade, criando uma indústria 4.0 alinhada com as melhores práticas de BPM e gerando transparência para seus clientes e fortalecendo a relação com a equipe.

Acesse o nosso site e conheça todas as funcionalidades da TMF que podem agilizar sua gestão.

Aproveite e visite a área de conteúdo da TMF, onde estão nosso blog, que semanalmente traz artigos sobre Trade Marketing e temas relacionados a esse universo, como tecnologia, varejo e gestão.

Siga também nossos perfis nas redes sociais! Estamos presentes no Facebook, no LinkedIn e também no Instagram com conteúdos originais para você se manter atualizado sobre o Trade e o mercado.

Trabalhe com segurança!

Até a próxima semana!