S&OP: o que é e como pode ajudar o Trade Marketing

Já ouviu falar de S&OP? Sabe o que significa? O mercado é repleto de conceitos – geralmente com nomes estrangeiros – resumidos em siglas que muitas vezes se perdem na nossa memória. O S&OP talvez seja um destes casos.

Este processo de planejamento e gerenciamento empresarial é uma ferramenta eficiente para qualquer organização, mas muitos gestores ainda não o conhecem.

Por ter como principal objetivo promover a integração entre áreas da empresa através da coleta e análise de dados de forma contínua, o S&OP é uma técnica que pode alavancar o desempenho do Trade Marketing. Confira!

O que é S&OP, afinal?

S&OP vem do inglês para Sales and Operations Planning, ou Planejamento de Vendas e Operações. Também pode ser chamado de Planejamento Integrado de Vendas e Operações (PIVO) ou ainda Demand & Supply Integration (DSI) ou Integrated Business Planning (IBP).

Embora tenha no nome as áreas de vendas e operações, é importante saber que não se trata de um trabalho que envolve apenas os setores comercial e de produção.

Criado nos Estados Unidos, a partir de meados no século XX, o S&OP visa integrar os objetivos estratégicos da empresa à operação dentro de um processo que envolve vários departamentos da organização: vendas, produção, financeiro, marketing, Trade, etc.

Sua ideia é equalizar a demanda do mercado e a capacidade de produção interna com os objetivos financeiros definidos pelo plano de negócios da empresa, para permitir a tomada de decisões táticas e estratégicas sobre a companhia.

“O S&OP permite que a direção tenha uma visão ampla sobre o posicionamento e atuação da empresa no mercado, assim como do seu processo interno e possa buscar soluções que melhorem o desempenho”.

Por que a integração é necessária?

Em muitas organizações o plano de negócios, ou seja, a visão mais estratégica para o crescimento da empresa, é feito de forma isolada. Geralmente por uma equipe do alto escalão.

Enquanto isso, os planejamentos de vendas e de produção são elaborados por equipes distintas, que não trocam informações. O mesmo acontece com o marketing, etc.

Resumindo. Cada área olha para o próprio umbigo e cria um plano que julga ser bom para si, sem pensar no todo. Obviamente, as chances de ações desenvolvidas por um setor provocarem conflito com outro são grandes.

E quem sofre? O desempenho da empresa no mercado, claro!

É incrível pensar que, ainda hoje, existem organizações que tomam decisões estratégias sem verificar o plano da produção, de vendas, as condições logísticas ou o planejamento de marketing, não é?

O S&OP surgiu para direcionar as visões de todas as áreas para um objetivo comum: a máxima lucratividade da empresa através de um trabalho alinhado de todos.

Como colocar o S&OP em ação

O S&OP é um processo que precisa ser implantado na empresa e se tornar parte da rotina. Não é algo pontual ou que tenha fim. É um trabalho contínuo que tende a ganhar corpo com a prática e – quando é seguido à risca – mudar a cultura da organização.

O processo padrão do S&OP é estruturado em ciclos, geralmente mensais, onde os planejamentos de produção e demanda são revistos. Cada ciclo é composto por 5 etapas básicas:

1.   Atualização de dados

Coleta de todos os dados de venda e informações relevantes do período anterior, como níveis de estoque, valores, etc.

2.   Planejamento de demanda

Previsão de vendas feita pelo departamento comercial com base em informações do mercado no momento, histórico dos dados e recursos disponíveis.

3.   Planejamento de compras e produção

Plano que mostra quais são os suprimentos necessários para o atendimento da demanda do período apresentada na etapa anterior.

4.   Reunião preliminar

Com caráter operacional, é o momento no qual as informações de produção e demanda são analisadas e confrontadas para que haja uma ideia de tamanho dos esforços que precisam ser feitos. Deve sugerir medidas.

5.   Reunião executiva de S&OP

Com a presença da diretoria ou alta gerência da organização, visa tomar decisões a partir dos dados apresentados e propostas feitas na reunião preliminar. Deve gerar uma decisão a ser formalizada e apresentada para a empresa.

Cada etapa pode ter participantes diferentes e também durar mais ou menos tempo, dependendo do calendário estabelecido.

De um modo geral, a área de vendas é quem cuida do planejamento de demanda. Operações checa recursos, prazos e possíveis restrições que podem impactar a produção. Já o financeiro considera as expectativas comerciais e operacionais tendo em vista o quanto a empresa precisa faturar.

Nada impede, porém, que outros departamentos estejam envolvidos em algumas destas etapas ou compartilhem responsabilidades. Tudo depende da organização.

Processo necessita liderança e organização

O sucesso do S&OP está diretamente ligado ao envolvimento das pessoas e, claro, da diretoria da empresa. É importante que exista um líder (um gerente, por exemplo) que funcione como “dono” do processo e garanta que as reuniões aconteçam em dia e o trabalho ande.

Esta pessoa precisa ser escolhida antes do início do trabalho, assim como os dados (KPIs) que vão ser analisados mensalmente precisam ser definidos de acordo com a sua relevância.

O uso do S&OP casa perfeitamente com a utilização de uma plataforma de gestão que possa reunir todas as informações em apenas um lugar de forma segura. Isso pode tornar o trabalho ainda mais eficaz.

As vantagens do S&OP

A implantação e prática do S&OP, além de alinhar os departamentos para um objetivo único da organização, traz alguns benefícios:

• Visão ampla e sempre atualizada dos processos internos e da posição da empresa no mercado;
• Decisões mais assertivas baseadas em informações de diversas áreas que podem resultar em aumento do fluxo de caixa;
• Melhor aproveitamento de recursos, estoque e verbas, gerando economia financeira;
• Maior integração de setores e valorização da equipe que, efetivamente, acaba participando da gestão da empresa.

Para o Trade Marketing, especificamente, o S&OP acaba sendo um processo que caminha junto com a gestão. Muitos dos KPIs importantes para análise passam pela equipe de Trade que está no campo.

A integração que o processo promove também tende a facilitar o trabalho interno do Trade de entender as demandas comerciais e da produção. De um modo geral, a realização de ações que envolvem mais de uma área da companhia pode ficar mais fácil.

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