Trade Marketing Force
Você tem processos bem definidos e cuida para que a equipe os entenda e os coloque em prática como planejado. Mesmo assim, de vez em quando, alguma coisa não sai como previsto e o resultado no final não é o que era esperado.
Por que isso acontece?
Tenho um amigo que diz que “se existe alguma outra forma de um processo ser feito é porque você (gestor) deixa”. Ou seja, os erros acontecem nas falhas deixadas por quem faz o planejamento ou cria os processos.
Ele tem razão. Toda vez que alguém da equipe comete um deslize e não segue o planejado mais importante do que procurar culpados é encontrar a falha no processo que permitiu o erro. Ninguém erra de propósito, na maioria das vezes o que ocorre é a tentativa de encontrar um jeito mais fácil de fazer as coisas.
Vamos refletir sobre isso. Existem dois pontos sobre os quais eu gostaria de chamar atenção para evitar que erros aconteçam, acompanhe.
O subentendido não está entendido em processos
Já falei aqui mais de uma vez sobre a importância da comunicação no Trade Marketing. A frase do intertítulo diz tudo. Quando a comunicação não é suficientemente clara o processo está comprometido.
No artigo da última semana eu falo sobre a importância da gestão do entendimento para o sucesso da equipe. Ou seja, é preciso garantir que o que foi comunicado/exposto/apresentado, tenha sido completamente entendido e seja aplicado/executado pela equipe.
Informação subentendida é uma grande margem para erros e a responsabilidade é de quem tem o papel de comunicar.
A questão do AS-IS e o do TO-BE
Outro tema que já tratei aqui no blog. Em português, AS-IS/TO-BE pode ser traduzido livremente como “como é/como deve ser” e se refere às questões como são hoje (as is) e como devem ser no futuro (to be). Não é raro, principalmente quando há grande rotatividade na empresa, que existam pessoas que foquem mais em olhar/fazer o que elas acreditam que seja necessário do que se preocupem em entender como os processos estão sendo realizados.
Ou seja, a visão direcionada pra o futuro bloqueia o entendimento do que está acontecendo no momento. Nesse processo errado de entender as coisas muitas vezes as pessoas repetem erros (fazem mais do mesmo ou investem em algo que já havia sido feito e dado errado).
Em resumo, quando um processo existe ou está sendo criado é preciso deixar claro que tudo o que está acontecendo vem a partir do entendimento de como as coisas são (as is) e que já prevê como deve ser (to be), que já existe um objetivo a ser alcançado.
Isso evita que algum colaborador “muito proativo” decida – por conta própria – criar opções alternativas para executar o plano ou o processo que está sendo apresentado.
Implantar o BPM ajuda a evitar problemas
O BPM, ou Business Process Management, é a prática da gestão de processos amplamente utilizada por empresas de todos os tamanhos e segmentos que determina como as coisas devem ser feitas na organização.
Implantar o BPM não é um processo caro nem que se aplica apenas para casos complexos.
Para saber até que ponto sua empresa precisa implantar o BPM, responda algumas perguntas:
- Os processos internos utilizam e-mail e planilhas de Excel? O que acontece quando uma pessoa está em férias?
- Há controle de aprovação e auditoria destes processos?
- Já tiveram prejuízo por ações pagas indevidamente, mal executadas ou não avaliadas?
- Como são consolidados e apresentados os resultados das ações?
- Os KPIs são gerados em ferramentas diferentes? Todos têm acesso a eles?
Note que são perguntas simples, que tocam em alguns pontos essenciais como comunicação interna, auditoria e controle de dados e verba. Se algumas de suas respostas ficaram no ar, é sinal de que uma ferramenta de gestão seja o que a sua empresa precisa.
Leia mais sobre BPM aqui no blog e – caso tenha dúvidas ou queira ampliar essa discussão – deixe seu comentário!
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Até a próxima semana!